Documents - Administrateur

Les documents peuvent être ajoutés et partagés en fonction de l’appartenance à l’organisation, de la conformité aux politiques de l’entreprise ou par inclusion dans une affectation ou un rôle spécifique.

Navigation dans la page

1. Dans le portail Admin, développez Organisation et sélectionnez Documents dans le menu latéral gauche.
   
2. Cela ouvrira une liste de tous les Documents actifs qui sont actuellement disponibles pour une utilisation dans votre organisation et les détails de leur utilisation.
   1. STATUT – indique si le document est actif ou inactif.
   2. NOM – le nom du document tel qu’il apparaît dans le système.
   3. AJOUTÉ – la date à laquelle il a été ajouté dans le système.
   4. CONFIRMÉ – le nombre de personnes qui ont confirmé ce document. En cliquant sur le numéro souligné, vous obtiendrez une liste de ces utilisateurs par nom.
   5. MANQUANT – le nombre de personnes qui n’ont pas encore confirmé ce document. En cliquant sur le numéro souligné, vous obtiendrez une liste de ces utilisateurs par nom.
   6. AFFECTATIONS – les emplacements auxquels le document est actuellement appliqué.
   
3. Le bouton bascule situé en haut à gauche détermine quels documents vous visualisez, et les éléments situés à droite permettent de rechercher et de télécharger la liste actuelle.
   1. Actif – les documents qui sont actuellement disponibles et/ou en cours d’utilisation au sein de l’organisation.
   2. Inactif – les documents qui ont été retirés de l’utilisation active, mais qui peuvent être réactivés par un administrateur.
   
   

Ajouter un document

1. À partir de la page Documents, cliquez sur Ajouter un document en haut à droite.
   
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, les options qui s’appliquent à votre document vous sont présentées.
   1. Confirmation – ce document nécessite-t-il une confirmation de sa réception et de sa lecture?
   2. Document d’organisation – si cette option est réglée sur Oui, elle appliquera le document à toutes les affectations actuelles et futures avec ses paramètres applicables.
   3. Affectation – si le paramètre ci-dessus est Non, vous pouvez sélectionner les affectations auxquelles appliquer ce document.
   4. Document – recherchez ou glissez-déposez votre PDF ici.
   
3. Une fois toutes les étapes terminées, cliquez sur Ajouter en bas de la fenêtre.
   
4. Le document figurera désormais dans la liste des documents actifs. Step
   

Affecter un document

1. Sous Affectations, vous pouvez voir où le document a été appliqué. Un seul nom d’affectation ou « Multiple » sera répertorié pour désigner plus d’une affectation où le document est déjà utilisé.
   
2. Pour ajouter un document à une affectation, cliquez sur le + sous Affectations pour ce document.
   
3. Dans cette fenêtre, sélectionnez les affectations auxquelles vous souhaitez ajouter le document. Les affectations grisées sont des endroits où le document actuel s’applique déjà. Cliquez sur Ajouter pour terminer cette étape.
   
4. Cliquez sur Multiple sous la colonne Affectations pour voir une liste de tous les endroits où un document est utilisé. Cliquez sur l’icône Corbeille pour le supprimer de l’un des endroits sur la liste.