Affectations - Administrateur

Une affectation est une méthode permettant de regrouper des utilisateurs, des exigences, des documents et d’autres éléments en fonction de lieux physiques, de classes ou de projets.

Navigation dans la page

Dans le portail Admin, développez Organisation et sélectionnez Affectations dans le menu latéral gauche.
Cela ouvrira une liste de toutes les affectations disponibles dans votre organisation. Celles‑ci les sont triées selon qu’elles sont actives, au stade de brouillon (en cours) ou inactives (archivées).
Cliquez sur le nom d’une affectation pour voir l’onglet Vue d’ensemble qui affiche les informations relatives à cette affectation.
La partie principale de la page d’aperçu affiche un tableau permettant de consulter rapidement les détails de l’affectation.
Le reste des détails d’une affectation se trouve sous les onglets suivants.
1. Vue d’ensemble – une page récapitulative qui affiche certains détails des autres onglets.
2. Personnes – une liste de personnes affectées à l’affectation, qui ne sont pas nécessairement toutes des personnes dans une ORG.
3. Documents – une liste de tous les documents appliqués à l’affectation et leur statut de confirmation.
4. Exigences – toutes les exigences appliquées à l’affectation.
5. Titres de compétences – tous les titres de compétences détenus par les personnes dans le cadre de cette affectation.
6. Paramètres – détails modifiables de l’affectation.

Créer une affectation

Dans le portail Admin, développez Organisation, sélectionnez Affectations, puis cliquez sur le bouton Créer une affectation en haut à droite.
Le processus de création d’une affectation comporte deux étapes. Tous les champs sont modifiables pendant et après le processus de création, et les détails saisis à l’étape 1 seront affichés lors de l’exécution de l’étape 2.
1. Étape 1 – Détails – informations de base sur l’affectation.
  1. État – Brouillon ou Actif
  2. Nom (obligatoire) – le nom complet de la nouvelle affectation.
  3. Adresse (facultatif)
  4. Pays (facultatif)
  5. Province/État (facultatif)
  6. Ville (facultatif)
2. Étape 2 – Paramètres– ces paramètres sont généralement applicables aux informations comptables ou opérationnelles.
  1. Affectation par défaut (obligatoire) – l’endroit où les personnes nouvellement invitées seront placées après acceptation de l’invitation.
  2. Zone (facultatif)
  3. Unité commerciale (facultatif)
  4. Code (facultatif)
  5. Objet de coût (facultatif)
  6. Date de début (facultatif)
  7. Date de fin (facultatif)
Une fois que tous les champs ont été remplis conformément aux politiques de votre organisation, cliquez sur Enregistrer l’affectation en bas.
Tous ces paramètres peuvent être modifiés par la suite en cliquant sur l’onglet Paramètres sous l’affectation.
L’affectation que vous avez créée est maintenant prête à poursuivre sa configuration, y compris l’ajout de personnes, l’application d’exigences, ou la mise en place d’un contrôle quotidien. L’ajout de documents à votre affectation se fait à partir de la page Documents.

Terminer la création de l’affectation – Ajouter des personnes

Toutes les étapes décrites dans les sections suivantes supposent que les exigences ont déjà été créées et que les personnes ont déjà été ajoutées à l’ORG. Les sections suivantes doivent être remplies dans un ordre séquentiel afin d’ éviter des étapes supplémentaires lors de la configuration.

Cliquez sur le nom de l’affectation pour poursuivre la configuration.
La page Aperçu s’ouvre pour l’affectation. Ensuite, sélectionnez l’onglet à modifier. Cliquez sur Personnes.
Au lieu d’ajouter de nouvelles personnes à l’Organisation, cette étape va affecter des personnes déjà présentes dans votre organisation à l’Affectation. Les personnes peuvent être affectées à plusieurs affectations. Cliquez sur le bouton Ajouter une personne.
Sélectionnez les personnes à ajouter à l’affectation et cliquez sur Ajouter.
Une fois l’ajout effectué, vous verrez apparaître un message de réussite suivi d’une liste des personnes. Les personnes peuvent être retirées d’une affectation sans être retirées de l’Org. Vous pouvez les supprimer en utilisant l’icône Corbeille.

Terminer la création de l’affectation – Exigences

Dans l’affectation, cliquez sur l’onglet Exigences.
Dans cet écran, vous pourrez ajouter des exigences à l’affectation, puis les affecter à toutes les personnes de l’affectation ou seulement à certaines d’entre elles. Cliquez d’abord sur Ajouter une exigence.
Dans cette fenêtre, choisissez d’abord si vous voulez ajouter une seule exigence ou un ensemble d’exigences de la liste déroulante. Le processus d’ajout et d’affectation est le même pour les deux.
Sélectionnez maintenant les exigences que vous souhaitez appliquer à cette affectation et cliquez sur le bouton Ajouter une fois terminé.
Une fois appliquées, les exigences que vous avez sélectionnées seront indiquées sous l’onglet Exigences, ainsi qu’un tableau indiquant l’état d’avancement de ces exigences.
REMARQUE : Avant d’utiliser l’étape d’affectation de l’exigence, aucune des personnes n’aura cette exigence dans son tableau de bord des notifications. Le tableau, à ce stade, n’affiche que les accomplissements précédents demandés à cette personne, le cas échéant, d’autres affectations dont elle est membre.
Maintenant, cliquez sur Affecter l’exigence pour l’appliquer aux personnes concernées par l’affectation.
Sélectionnez l’exigence à affecter. Sélectionnez ensuite s’il s’agit d’une exigence obligatoire (obligatoire applique l’exigence à chaque personne qui sera ajoutée ultérieurement). Si elle n’est pas obligatoire, sélectionnez les personnes auxquelles cette exigence s’applique et cliquez sur Affecter.
Le statut mis à jour de cette exigence est maintenant affiché dans l’onglet Exigences. step
1. Exigence – le nom de l’exigence à laquelle les informations s’appliquent.
2. Personnes – le nombre de personnes auxquelles l’exigence est affectée.
3. Valide – le nombre de titres de compétences valides soumis par les destinataires.
4. Invalide – le nombre de titres de compétences soumis qui ont expiré ou sont devenus non valides depuis la soumission par rapport à l’exigence.
5. Expirant – le nombre de personnes ayant des titres de compétences valides qui expireront dans les 30 jours.
6. En attente – le nombre de personnes possédant un titre de compétences correspondant qui n’a pas encore été vérifié.
7. Manquant – le nombre de personnes qui ont répondu qu’elles n’ont pas de titres de compétences correspondant à cette exigence.
8. Demandé – le nombre de personnes à qui un titre de compétences a été demandé, mais qui n’ont pas encore répondu.
En cliquant sur l’un des numéros, vous obtiendrez la liste des personnes appartenant à cette catégorie.