Personnes - Administrateur

Les personnes sont des membres invités de votre organisation. Il peut s’agir d’administrateurs, de gestionnaires de sites, d’inspecteurs, de membres du personnel ou de membres/constituants.

Navigation dans la page

1. Dans le portail Admin, développez Organisation et sélectionnez Personnes dans le menu latéral gauche.
   
2. Cela ouvrira une liste de toutes les personnes qui font partie de votre organisation.
   
3. L’écran peut afficher des listes personnelles d’utilisateurs dans 3 états selon la sélection du bouton bascule en haut à droite de la fenêtre.
   1. Actif – personnes qui peuvent être examinées et gérées dans le système.
   2. Invités – personnes qui ont été invitées, mais qui n’ont pas encore accepté l’invitation et créé un mot de passe pour l’accès.
   3. Inactif – utilisateurs qui ont été supprimés du système actif par un administrateur.

Inviter des personnes

1. À partir de la page Personnes, cliquez sur Inviter un indivdu.
   
   
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, commencez par saisir le prénom/nom, l’intitulé du poste (facultatif) et l’adresse électronique du nouvel utilisateur. Sélectionnez ensuite le type d’utilisateur, son niveau de permission et l’affectation à laquelle il doit être ajouté initialement. L’affectation par défaut sera sélectionnée automatiquement.
   
3. Vous avez la possibilité de ne pas envoyer d’invitation lorsque vous ajoutez une personne. Cela peut être fait pour précharger un utilisateur avant de lui donner accès au système.
   
4. Après avoir terminé le processus d’invitation, un courriel en texte clair sera envoyé à l’adresse électronique avec des liens pour ACCEPTER ou REFUSER l’invitation, ainsi qu’un lien vers les conditions de service.
   REMARQUE : Le courriel d’invitation est sensible au temps et reste actif pendant 7 jours. Le lien contenu dans le site expire ensuite. Si le lien expire, l’invitation doit être RENVOYÉE. Step.
   
5. Après qu’une personne a été invitée, vous verrez un message de confirmation indiquant qu’une invitation a été envoyée et vous pourrez surveiller l’état du processus d’invitation. Vous pouvez consulter ce statut en cliquant sur l’onglet Invités sous Personnes.
   
6. Vous pouvez annuler l’invitation ou la renvoyer à tout moment du processus en cliquant sur la liste déroulante STATUT.
   
7. Une fois que la personne a accepté l’invitation, elle apparaît dans la liste des utilisateurs actifs, et son STATUT passe au vert.
   
8. Une fois qu’une personne fait partie de la liste des utilisateurs actifs, elle peut être affectée à des affectations, recevoir des exigences et des documents de confirmation, entre autres interactions.

Inviter des personnes à l’aide d’une invitation groupée

1. À partir de la page Personnes, cliquez sur Inviter une personne, puis sélectionnez Groupée dans la section Méthode en haut de la fenêtre.
   
2. La partie suivante de cette fenêtre fournit un lien pour télécharger le modèle « bulk invite template.xlsx ». Ouvrez le modèle et remplissez le prénom, le nom et l’adresse électronique de chaque personne, une entrée par ligne, et enregistrez le fichier. Une fois terminé, utilisez le lien Parcourir les fichiers pour le télécharger dans cette fenêtre.
   
3. Après avoir téléversé votre modèle, sélectionnez le type d’utilisateur, le niveau de permission et l’affectation de ces personnes. Ces paramètres s’appliqueront à toutes les personnes incluses dans le modèle. Enfin, choisissez d’envoyer ou de supprimer les invitations, et cliquez sur Invite.
   
4. Un courriel en texte clair sera envoyé à chacune des adresses électroniques avec des liens pour ACCEPTER ou REFUSER l’invitation, ainsi qu’un lien vers les conditions générales. Vous pouvez surveiller le statut de plusieurs invités sous PERSONNES.

Modifier les autorisations des personnes

1. Il existe six niveaux d’accès que vous pouvez accorder à une personne. Chaque niveau comprend les autorisations du niveau précédent et ajoute des droits de visualisation et/ou de modification. Vous pouvez consulter le niveau de permission de toutes les personnes de votre organisation sous Personnes dans la colonne Permissions de la liste des utilisateurs.
   1. UTILISATEUR – peut consulter son propre portefeuille et les documents, les affectations ou les exigences qui lui ont été attribués par un administrateur système.
   2. VÉRIFICATEUR – comme un utilisateur, mais ajoute la possibilité de voir les titres de compétences de toutes les personnes de l’organisation.
   3. GESTIONNAIRE – peut voir un aperçu de toutes les informations relatives aux affectations dont il fait partie, mais ne peut pas modifier les informations qu’elles contiennent.
   4. ADMINISTRATEUR – comme un gestionnaire, mais avec la possibilité de modifier les détails des affectations dont il fait partie.
   5. ADMINISTRATEUR MONDIAL – peut gérer, modifier et créer des affectations au sein d’une organisation.
   6. SUPERADMINISTRATEUR – accès complet à toutes les fonctions administratives et à tous les éléments de configuration de l’organisation.
2. Cliquez sur la liste déroulante Permission de l’utilisateur que vous souhaitez modifier.
   
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez le nouveau niveau d’autorisation pour la personne, puis cliquez sur Mettre à jour.
   
4. Le nouveau niveau d’autorisation s’affiche dans la liste des Personnes.
   

Archiver une personne

1. Dans le portail Admin, cliquez sur Personnes, puis cliquez sur la liste déroulante Statut de la personne que vous souhaitez archiver.
   
2. Changez le statut de la Personne à Inactif, et cliquez sur Mettre à jour.
   
3. La personne n’apparaîtra plus dans la liste des utilisateurs actifs et ne pourra plus accéder au système par connexion. Sélectionnez la liste Inactif, et ils y apparaîtront désormais avec leur statut actualisé.
   
4. Pour réactiver l’utilisateur, sélectionnez à nouveau la liste déroulante Statut, sélectionnez Actif, puis Mettre à jour.
   
5. La personne apparaîtra à nouveau dans la liste des utilisateurs actifs avec toutes ses informations et paramètres précédents restaurés tels qu’ils étaient lorsqu’il a été rendu inactif. Son accès au système par connexion aura été restauré en même temps.